|
|
|
|
8.2. Понятие и виды функций социального управления |
Функция управления — это разнообразные виды работ, которые необходимо выполнять в процессе управления каким-либо объектом.
Выполнение функций может рассматриваться применительно к должности (функции работника, должностного лица), подраз-
336-
делению (функции отдела, службы и т.д.), органу управления (функции министерства, комитета и др.). Функции управления отражают разделение, специализацию и кооперацию управленческого труда как по горизонтали, так и по вертикали.
Соотношение понятий «цель», «задача», «функции управления»
Для реализации цели и задачи, как правило, требуется выполнение целого ряда функций, т.е. их реализация предусматривает определение функций, которые нужно выполнять, и определения, кто и как их выполняет.
Виды функций
Функции разделяются на два вида: общие (основные) и конкретные (специализированные, специальные).
Впервые общие функции выделены А. Файолем (1841—1925), французским специалистом в области административного управления, прошедшим путь от рядового работника до руководителя крупной компании. Обобщая практический опыт деятельности руководителей, он относил к общим функциям предвидение, организацию, руководство, координации и контроль. А Фяйоль писал: «Управлять — это значит предвидеть, организовать, руководить, координировать и контролировать. Предвидеть — значит исследовать будущее и набрасывать программу действий. Организовать — значит создавать двойной организм предприятия, материальный и социальный. Руководить — значит заставлять функционировать личный состав. Координировать — значит связывать, объединять, гармонизировать все акты и все усилия. Контролировать — значит наблюдать за тем, чтобы все происходило сообразно установленным правилам и приказам*.
В настоящее время к общим (основным) функциям относятся: прогнозирование (научно-техническое и социально-экономическое), планирование (научно-техническое, социально-экономическое и организационное), организация (имеет несколько смысловых значений), активизация (стимулирование, мотивация), координация, учет и контроль.
Общие функции охватывают весь цикл управления (от постановки целей, задач в планировании до последующего учета, контроля фактических результатов).
Конкретные функции, многообразие которых обусловлено выполнением общих функций, с разной степенью дробности (что находит отражение в их формулировках) отражают потребности (текущие и перспективные) процесса управления данным объектом, его частью или элементом.
■ Файоль А. Общая и промышленная администрация. —Париж, 1920. С. 11.
337
При определении конкретных функций необходимо:
1) определить состав функций, которые надо выполнять при
управлении (руководстве) данным объектом. Для этого использу
ются аналоговый подход, рекомендуемые наборы (перечни), мо
дульный принцип (количественно-качественные характеристики
объектов и субъектов управления);
2) проследить соответствие функций организационной струк
туре или определить организационные формы, с помощью кото
рых будут выполняться функции;
3) закрепить функции с помощью регламентов — положений
и должностных инструкций.
Распределение и закрепление функций происходит с помощью организационно-исполнительской системы (ОИС), назначение которой — создать определенность в работе: кто, что и к какому времени должен делать. Элементами ОИС являются:
• цели, задачи (что необходимо достигнуть, выполнить);
• участники (кто выполняет работу);
• функции, обязанности (что нужно делать);
• права (что можно делать);
• ответственность (оценка действий и бездействий, гаран
тия выполнения работы);
• время (в какой срок выполняется работа).
ОИС используется как при формировании, уточнении организационной структуры, так и в повседневной деятельности, при организации выполнения тех или иных задач.
ОИС создается с помощью регламентирующих средств — положений и должностных инструкций.
Положение — это организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность различных подразделений и, как правило, состоящий из следующих разделов: общая часть; основные задачи; функции (обязанности); права; организация управления; взаимосвязи с другими подразделениями; ответственность.
В разделе «Общая часть» определен статус подразделения в системе управления; указано, кем оно возглавляется, кому подчиняется; определены степень самостоятельности, участие (при необходимости) в реализации целевой программы.
Раздел «Основные задачи» содержит перечисление направлений деятельности подразделения, задач, за выполнение которых оно несет ответственность.
В разделе «Функции (обязанности)» перечислены функции подразделения с определенной конкретизацией работ применительно к каждой функции.
Раздел «Права» — это перечень прав подразделения, а также (имеется и такой вариант) руководителя подразделения.
Раздел «Организация управления» содержит описание организационной структуры подразделения.
338
Раздел «Взаимосвязи с другими подразделениями» разрабатывается на основе входящей и исходящей документации с определением основных взаимосвязей.
В разделе «Ответственность» установлена ответственность подразделения и его руководителя за выполнение задач и реализацию функций. Этот раздел отличается наибольшей сложностью разработки, так как здесь нужно указать применение санкций за невыполнение или за некачественное выполнение задач, функций, а также определить условия, при который- наступает та или иная ответственность. При этом Чаще делается запись: «подразделение несет ответственность за выполнение закрепленных за ним функций и задач».
При разработке положений о подразделениях могут использо
ваться типовые положения, в которые при необходимости вно
сятся изменения и уточнения. ' -
В табл. 8.1 приведены различные ситуации, связанные с использованием положений о подразделениях, и меры, предпринимаемые руководителем.
Другим распространенным регламентом, с помощью которого определяются место и деятельность работников, являются должностные инструкции.
Различают типовые и индивидуальные должностные инструкции.
Типовые должностные инструкции разрабатываются применительно к должностям работников, имеют единую структуру и обеспечивают возможность индивидуализации содержания. Их наличие позволяет сократить время, необходимое для составления инструкций, учитывающих своеобразие данной системы и имеющихся должностей.
Индивидуальные должностные инструкции разрабатываются применительно к конкретной должности (и даже конкретному лицу, занимающему ту или иную должность) с учетом особенностей данного органа, подразделения и работника.
Должностные инструкции как юридические документы вводятся в действие решением или руководителя (утверждение инструкций подписью; приказ о введении инструкций), или органа управления.
Наиболее характерными разделами инструкций являются введение; общая часть; должностные обязанности; основные условия взаимосвязи с другими работниками, подразделениями, организациями; права; ответственность; критерии оценки деятельности.
Во введении записывается наименование должности и подразделения.
; В разделе «Общая часть» указываются основные задачи работника; порядок замещения работника во время его отсутствия, кого и по каким обязанностям замещает данный работник; подчиненность по должности; порядок назначения и освобождения от должности; состав подчиненных (для руководителей).
Раздел «Обязанности» содержит перечисление основных и дополнительных обязанностей; требования к специальным знаниям; указание о необходимом уровне специальной подготовки и стаже практической работы.
В разделе «Основные условия взаимосвязи с другими работниками, подразделениями, организациями» перечислены документы, их количество, сроки получения, подготовки и передачи, предусмотрена совместная подготовка информации и др.
В разделе «Права» приводится перечень прав применительно к данной должности.
В разделе «Ответственность» указаны задачи или функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность.
В разделе «Критерии оценки деятельности» должно быть четко сформулировано, что и как оценивается применительно к данной должности.
340
Должностные инструкции, как и положения о подразделениях, вводятся в действие руководителем (утверждение подписью, издание соответствующего приказа).
В табл. 8.2 приведены типичные ситуации, связанные с использованием должностных инструкций, и меры, предпринимаемые руководителями.
|
|
|
|
|
|
