***
Главная » Організація праці менеджера » 9.2. Робота з документами, що надходять у підприємство



9.2. Робота з документами, що надходять у підприємство

Вирішальною мірою визначають успішність праці менеджера з документами такі фактори, як: розподіл праці та організація діловодства у підприємстві.
У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити 3 групи документів:
• що надходять (вхідні);
• внутрішні;
• що відправляються (вихідні).
Порядок складання і узгодження внутрішніх документів не має істотних відмінностей від складання вихідних документів і включає ті ж операції. Для останніх додається операція «Відправлення документів адресатові» після їхньої реєстрації.
Реєстрація може проводитися для усіх видів документів. Робота з виконання і контролю виконання документів охоплює внутрішні, вхідні і, як виключення, вихідні документи.
Прийом і обробка дсйсументів, що надходять, здійснюються секретарем.
Раціональний спосіб обробки пошти, що надійшла на підприємство, є таким: секретар отримує пошту, відкриває, сортує (для керівника, заступників, безпосередніх виконавців), додає при необхідності пояснювальні матеріали, керівник розглядає свою частину, розподіляє за пріоритетністю, приймає рішення, накладає резолюції.
Блок-схема роботи з вхідними документами наведена на рис. 9.3.
Так, первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів.
Попередній розгляд вхідних документів проводиться секретарем-референтом з метою розподілу на документи, що реєструються і документи, що не реєструються.
Секретар-референт повинен здійснювати «фільтрацію» вхідних документів, що направляються керівникові. Керівникові повинні передаватися найбільш важливі і термінові з документів, що надійшли (практика свідчить, що їх кількість становить 10-20 % загальної кількості документів, які надходять). Інші можуть бути передані заступникові керівника, у структурний підрозділ або відразу виконавцям. Окрім власне читання, опрацювання текстів включає такі дії: маркування тексту (умовні знаки і записи на полях, підкреслювання) та виписування (цитування та конспектування).
Керівники підприємств і великих структурних підрозділів через свою зайнятість нерідко розглядають кореспонденцію наприкінці і після закінчення робочого дня, а іноді і на другий — третій день після її надходження. В цих умовах пропускна здатність апарату управління залежить від працездатності керівника. Це є однією з причин накопичення невиконаних у строк документів.

9.2. Робота з документами, що надходять у підприємство
Рис. 9.3 Блок-схема роботи з вхідними документами

Створюється парадоксальне становище, при якому другорядні документи, що безпосередньо надійшли співробітнику, виконуються у два-три рази швидше, ніж важливі і термінові, які було направлено спочатку керівнику, а потім виконавцю.
Зазначений порядок руху документів призводить до зростання витрат праці не тільки керівників, а й спеціалістів, а також технічних працівників. У кожній інстанції до розгляду документа залучають нового працівника; звідси нове читання документа, його обмірковування, написання резолюцій та ін., тобто ускладнюється внутрішня діяльність адміністративного органу. Крім того, перебування документа у кожній інстанції супроводжується кількома діловодними операціями — передавання, реєстрація та ін. Такий порядок розгляду документів призводить до повторення циклів цих операцій. Нерідко 7-Ю осіб ознайомлюються зі змістом документа ще до початку фактичного його виконання, що не технологічно і не ефективно. Керівник підприємства, його заступники, керівники підрозділів нерідко двічі повертаються до розгляду одного документа: при надходженні його в апарат управління і через 10-12 днів після руху його «знизу вгору» для підпису.
З метою розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:
• розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією;
• визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов'язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.;
• перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;
• визначати потребу у реєстрації документів. Попередній розгляд документів дає змогу:
• вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління — від документів, виконання яких не входить до його функцій;
• скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям;
• підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;
• зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльованих зокрема;
• поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;
підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять;
• об'єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;
• підвищити технологічність обробки документів;
• проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою раціоналізації і скорочення її.
Ефективність попереднього розгляду документів повністю залежить від того, хто його здійснюватиме. Практика свідчить, що в міністерствах, відомствах, великих об'єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують спеціально призначені кваліфіковані працівники або помічники керівника, референти, завідуючі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами та ін. У невеликих підприємствах цю функцію може виконувати досвідчений секретар.
Працівник, який виконує операції, пов'язані з оцінкою і розподілом документів, повинен докладно знати функції підприємства і його підрозділів, права і обов'язки провідних працівників, систему взаємовідносин, що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні навички і знання, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію.
Попередній розгляд документів в апараті управління, що виключає численні операції передавання, погоджування, конфліктні ситуації та ін., можливий тільки за умови ретельного розподілу функцій між підрозділами, прав і обов'язків між працівниками, зафіксованого у положеннях про підрозділи і посадових інструкціях працівників. Це найважливіша передумова оптимально організованого управління. Вона вирішальною мірою визначає ефективність інформаційного забезпечення керівників, організацію раціонального документообігу і, зокрема, попереднього розгляду документів.
Попередній розгляд документів сприяє децентралізації повноважень, одному з найважливіших принципів сучасного управління, оскільки дає змогу реально делегувати повноваження керівника безпосередньо підлеглим йому особам.
Після реєстрації документи передаються керівнику для розгляду і прийняття рішення.
При роботі з текстовими матеріалами для того, щоб перед читанням визначити, яку інформацію несе текст в цілому менеджер має звернути увагу на: назву, передмову та введення, зміст та підзаголовки глав, резюме та висновки.
Керівник повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки щодо виконання документа та встановити реальні терміни. Ці вказівки повинні бути оформлені у виді резолюції на самому документі. Резолюція може з'явитися підставою для того, щоб взяти документ на контроль.
Оформлюючи адресат резолюції, менеджер повинен дотримуватися таких вимог: треба прагнути до єдиного виконавця, але при об'єктивній необхідності виконання резолюції кількома особами слід поставити персональне завдання кожній.
З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцеві під розписку в журналі реєстрації вхідних документів із проставленням дати одержання.
У процесі попереднього розгляду може бути встановлено, що для оперативного виконання документа керівнику потрібна додаткова інформація. У цьому випадку добирають необхідні документи і подають керівнику одночасно з ініціативним документом.
При розгляді документів, що надходять, слід прагнути до зменшення кількості резолюцій на них — не більше ніж одна-дві. Цьому сприяє спрощення організаційної структури управління — зменшення кількості рівнів і ланок управління.
Документи, що надійшли на підприємство, слід розглядати у день надходження і у той же день направляти виконавцям або повертати секретареві (у канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Безпосереднє передавання документів від керівника виконавцю дасть змогу прискорити їх обробку в апараті управління.
Як виняток, керівник може повернути документи наступного дня. Якщо керівник відсутній, їх розглядає заступник.
Керівник підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані документи. Він не повинен розглядати документи, передані йому під час відряджень, прийому громадян, працівниками інших організацій до їх реєстрації. У інших випадках ці документи не будуть враховані діловодною службою, їх пошук буде ускладнений, а інформацію про хід їх виконання неможливо передати зацікавленим організаціям.
Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час передавання документів встановлює керівник за погодженням з секретарем. При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи підприємства, розклад робочого дня керівника, можливості діловодної служби. Час повертання документів секретареві встановлюють таким чином, щоб у цей же день вони згідно з резолюцією були передані виконавцю.
Сутність негайної відповіді («блискавки») на діловому листі з метою раціоналізації особистої праці менеджера полягає у наступному: написання від руки на отриманому листі відповіді, датування, підписання, відсилання оригіналу відправникові (копія залишається у справі).
У деяких підприємствах кореспонденцію передають керівнику один раз на день, як правило, о 10-12 год, в інших — два рази за день — о 10 і 16 год. Телеграми, термінові документи передають керівнику негайно.
Як уже було зазначено, усі документи, що надійшли, керівник після розгляду щодня (у встановлені години) направляє виконавцям, або повертає у канцелярію (секретареві). Ні за яких умов керівник не повинен залишити документи у себе.
Нерідко бувають випадки, коли керівник вважає за необхідне мати на робочому місці ту або іншу інформацію, яка є у документах, що надійшли до нього. У цьому разі за його вказівкою (як правило, у вигляді спеціального позначення на документі) виготовляють копію документа або витяг з нього. Виготовлені копії або витяги направляють керівнику. В разі потреби на його вимогу копії завіряють і в цьому випадку вони стають офіційними документами.
Копії документів, витяги з них, вирізки з періодичних видань, чорнові тексти доповідей і повідомлень, інші подібні матеріали зберігають на робочому місці керівника. Для того щоб ними можна було користуватися, їх систематизують, що забезпечує оперативний їх пошук.
Коли робота над документом завершена, на ньому проставляється оцінка про його виконання і направлення у справу.
Номенклатура справ — це систематизований список справ, переданих до архіву.

Смотреть другие вопросы в разделе: Організація праці менеджера





Все материалы размещены исключительно с целью ознакомления и принадлежат их авторам. Любое копирование строго запрещено. Если вы являетесь автором того или иного труда и не хотите, чтобы он был здесь опубликован, свяжитесь с администрацией