***
Главная » Організація праці менеджера » 6.2. Планування робочого місця менеджера



6.2. Планування робочого місця менеджера

Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабінеті або іншому службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів.
Крім того, воно повинно виключати витрати часу, пов'язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового приміщення.
Виділяють такі основні системи планування приміщень (рис. 6.2):

6.2. Планування робочого місця менеджера
Рис. 6.2 Системи планування приміщень

1. Кабінетна: передбачає використання окремих кабінетів на 1-3 чоловік, малих кімнат — на 4-10 чоловік і великих — на 11—30 чоловік з урахуванням можливостей підприємства і необхідного набору засобів управлінської праці. Перевагами системи є: створення конфіденційної, відокремленої і творчої обстановки, необхідної для роботи зі складними документами; створення комфортних умов для малих груп співробітників; підвищення власникам кабінету статусу. Недоліки системи: збільшення витрат на опалення та освітлення, подовження маршрутів документопотоків, незручність для проведення великих нарад, колективної роботи.
2. Зальна: структурні підрозділи і виробництва розміщуються у великих залах (на поверхах) будинку з кількістю співробітників понад 100. Ці приміщення обов'язково обладнуються штучним освітленням, кондиціонуванням повітря і звукоізоляцією. Робочі місця відокремлюються один від одного пересувними перегородками заввишки 1,5 м. або шафами. На Заході такий принцип традиційний, на Україні ж він застосовується тільки в нових, спеціально побудованих під офіси будинках. їх перевагою є зниження витрат на будівництво та експлуатацію приміщень, зменшення площ на одного працюючого, забезпечення раціональної технології управління. При зальному плануванні завдяки постійному зоровому контакту полегшується спілкування, знижується потреба в нарадах. За допомогою перегородок кожному можна зробити свій «кабінет». Головні недоліки: неможливість створення творчої обстановки, особливо для вчених і менеджерів; надлишковий шум у залі; у залах у цілому важче зосередитись, більше спокус ві^воліктися на сторонні справи і розмови, вища стомлюваність; слабкіше проявляється статус індивіда, нечітко визначаються межі робочих місць. Тому в багатьох японських фірмах створюють спеціальні «кімнати для міркувань».
3. Сотоеа (коміркова): у великому залі розміщаються співробітники підрозділу, а приміщення для менеджерів відділів і служб формуються за допомогою спеціальних пересувних перегородок з рифленого скла заввишки 1,5-2,0 м. Застосування перегородок створює сприятливу обстановку для співробітників відділу. У той же час керівник підрозділу може вільно спостерігати за роботою відділів і служб, а також і дисципліною праці. Ця система широко застосовується у великих західних компаніях.
В епоху, коли начальство працювало в храмах-кабінетах з панелями із червоного дерева, Девід Паккард обладнав своє робоче місце у великій кімнаті, серед своїх інженерів. Він практикував метод управління «прогулюючи там-сям» (management by walking around), що пізніше став відомим. Але самим радикальним у його стилі управління було те, що він ділився капіталом і прибутком підприємства з усіма співробітниками [65].
Деякою мірою подоланню недоліків відзначених систем планування приміщень служить концепція комбінованого офісу, яка припускає, що кожному співробітнику виділяються постійне і тимчасове робочі місця. Перше закріплено за ним у вигляді невеликого кабінету і призначене для виконання основних функцій; друге — у вигляді загального приміщення для допоміжних робіт, нарад і збереження документів, прийому відвідувачів, творчої роботи тощо.
Мартін Нанн, виконавчий директор компанії Whites International Public Relations, відзначив: «В Україні дотепер спостерігалася тенденція відгородження вищого керівництва від інших співробітників. Тобто чим вище стоїть менеджер на корпоративних сходах, тим більше в нього кабінет, гарніше крісло, масивніше стіл. На заході багато компаній відійшли від такого бачення місця керівництва і намагаються розміщати топ-менеджмент ближче до рядових співробітників. Це допомагає керівництву краще пізнати своїх підлеглих і працювати з ними більш згуртовано. Обираючи той чи інший дизайн офісних приміщень, завжди потрібно, насамперед враховувати, що там будуть працювати ваші співробітники і ефективність їхньої роботи буде прямо залежати від того, наскільки комфортно вони почувають себе на робочому місці» [54].
При розподілі приміщень рекомендується дотримувати таких правил:
• в першу чергу, розміщувати великі структурні підрозділи (адміністрація, канцелярія, бухгалтерія, відділи маркетингу, кадрів) і враховувати можливість їх розширення;
• суміжні відділи розміщувати поруч один з одним, щоб мінімізувати час на обмін інформацією;
• відділи, що пов'язані з прийомом відвідувачів (збут, кадри, бухгалтерія), повинні розміщатися поруч із входом, ліфтом і сходовим майданчиком;
• складські, розмножувальні і транспортні підрозділи повинні бути ізольовані від прийому відвідувачів і офісних приміщень;
• туалети і курильні кімнати повинні бути на кожному поверсі і легко доступні клієнтам і співробітникам.
В сучасних умовах більша частина робочих місць менеджерів формується на основі індивідуальних проектів (розробок) або взагалі без них. У цьому одна з причин невисокого рівня організації робочих місць, низької ефективності витрат на їх обладнання.
Проект організації робочого місця менеджера включає такі розділи:
1. Зміст праці (що і за допомогою чого робиться).
2. Технологічні, інформаційні та інші зв'язки.
3. Ескіз розміщення устаткування.
4. Забезпечення необхідними ресурсами.
5. Господарське і технічне обслуговування.
6. Кваліфікаційні та освітні вимоги до менеджера.
До проектування робочих місць на практиці пред'являються певні вимоги, що частково можуть бути виражені в кількісних показниках — нормах і нормативах, а частково піддаються лише якісному опису.
Ряд вимог, насамперед в області санітарії, техніки безпеки, правил експлуатації устаткування, є обов'язковими, і за їх порушення керівник може понести відповідальність аж до карної. Інші вимоги відносяться поки до бажаних (естетичність, ергономічність тощо), але їх дотримання або недотримання безпосередньо впливає на продуктивність праці, а тому для підприємства має дуже важливе значення. Паспорт робочого місця менеджера включає такі розділи:
• призначення і загальні характеристики;
• штатний розпис підприємства; положення про оплату праці;
• схема монтажу технічних засобів;
• інструкції з експлуатації;
• нормативи управлінської праці;
• планування робочого місця;
• меблі, устаткування і технічні засоби;
• функціональні обов'язки (основні елементи роботи);
• методи і прийоми праці;
• умови праці;
• оплата праці;
• організація обслуговування;
• регламентуюча документація;
• завантаження робочого місця (нормування);
• охорона праці і техніка безпеки.
Вихідними даними для розробки паспортів робочих місць є:
• типові паспорти робочих місць;
• моделі робочих місць співробітників;
• інструкції з техніки безпеки;
• робочий проект будинку (офісу);
• специфікація на меблі та устаткування;
• положення про підрозділи;
• посадові інструкції;
• контракти співробітників;
• нормативи площ на одного співробітника.
Методика розробки паспорту робочого місця менеджера включає чотири етапи (рис. 6.3).
Робоче місце менеджера складається з трьох функціональних зон (рис. 6.4).
Відповідно до цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.
До набору меблів для робочої зони, як правило, входять двотумбовий стіл, стіл-приставка, підйомно-поворотне крісло, бокс для документів, шафа для книг або кабінетна стінка. В робочій зоні можуть бути інші меблі і технічні засоби, які використовує менеджер у процесі роботи.
Рис. 6.4
Функціональні зони робочого місця менеджера
При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації:
письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна;
вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера;
бажано, щоб вікно було зліва;
письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;
меблі, як правило, за спиною менеджера не розмішують, але винятком можуть
бути екран, демонстраційна дошка та ін.;
якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не
менше 10-20 см;
якщо відчинені одна шафа, тумба, бокс чи ящик стола, вони не повинні перешкоджати доступу до інших шаф, боксів;
робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так, щоб не вста- *
ючи можна було дістати якомога більше предметів.
У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для итовуючого. Залежно від площі кабінету і чисельності працівників, які звичайно футь участь у. нарадах, ця зона може бути організована самостійно або суміщена основною робочою зоною. В останньому випадку стіл для нарад розміщують пер-ждикулярно до письмового столу менеджера. Кількість крісел за таким столом не звинна перевищувати 4-5 з кожного боку.
Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, джерелами локального освітлення, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.
Планування і естетичне оформлення кабінету здійснюється відповідно до вимог естетичної єдності обладнання, колірного оформлення і відповідного реквізиту. Оформлення повинно відповідати смаку володаря кабінету. В кабінеті можуть бути портрети, картини, скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на престижних виставках, стилізовані або натуральні зразки продукції, макети найновіших технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і схеми міжнародних зв'язків підприємства, художньо виконані діаграми тощо. Номенклатуру, чисельність і розміщення предметів естетизації середовища встановлюють відповідно до інтер'єру кабінету при консультації дизайнера.
У кабінеті менеджера можуть бути квіти і декоративні рослини. З них можна створити композиції, декоративні ансамблі.
При розміщенні предметів і засобів праці безпосередньо на письмовому столі або тумбі доцільно враховувати такі рекомендації:
• не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі, навіть чистий аркуш паперу, постійно відвертає увагу), а тільки все необхідне;
все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва; таким же повинно бути і розташування предметів у ящиках письмового столу;
• усі предмети розміщують так, щоб забезпечити найкращу послідовність переміщення; при цьому слід прагнути виробити оптимальну їх послідовність ; кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення повинно бути постійним;
• письмовий стіл слід використовувати тільки для поточної роботи, а не для складування книг, документів та інших матеріалів, у тому числі й архівних;
• документи, які використовуються у поточній роботі, необхідно розміщувати так, щоб забезпечити швидкий їх огляд і пошук;
• комп'ютер можна розміщувати як праворуч, так і ліворуч, а клавіатуру, як правило, праворуч або в центрі;
• засоби зв'язку (телефони, переговорні пристрої) розташовують зліва від менеджера на робочій поверхні стола чи приставної тумби, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи;
• канцелярські приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами. Меблі, які використовують для обладнання кабінету менеджера, — столи, шафи,
крісла, стільці, бокси, сейфи, полиці — можуть бути різноманітної форми, кольору, розмірів і конструкцій.
Важливо, щоб усі елементи обладнання відповідали смаку менеджера, характеру його роботи, забезпечували комфортні умови праці.
Розміри меблів повинні відповідати антропометричним даним менеджера. Далеко не завжди меблі, які випускають масово, наприклад, столи, робочі крісла підходять для осіб високого (низького) росту. Слід підбирати такі меблі, які б забезпечили правильну робочу позу, зручність при виконанні усіх видів робіт. Якщо необхідно, це можна зробити кількома технічними операціями (змінити висоту столу або крісла, видалити середній ящик стола, виготовити приставку та ін.).
Поверхня меблів повинна бути твердою, гладенькою, вкритою матеріалом, який виключає відблиски від природного та штучного освітлення.
У кабінеті менеджера може бути кілька столів. Письмовий стіл — основний елемент робочого місця. Використовується двотумбовий стіл. Робоча поверхня письмового столу повинна бути досить великою, що створює додаткові зручності для розміщення великоформатних матеріалів. Вона може бути збільшена за рахунок відкидної дошки, різних приставок та ін. Середній ящик у конструкції столу не передбачається. Ящики столу повинні бути пристосовані для зручного укладання, пошуку і виймання справ, письмового приладдя, блокнотів тощо. Вони повинні бути обладнані пристроєм для вертикального зберігання справ і мати секції. Вертикальне зберігання справ забезпечує огляд корінців, на яких є їхні індекси і назви, а також зручність при пошуку справ, розміщенні і вилученні документів.
Оптимальна висота робочої поверхні стола залежить від росту людини і становить: при рості до 160 см — 70 см, від 161 до 170 см — 72 см, від 171 до 180 см — 75 см, більш ніж 180 см — 78 см.
Приставні столи бувають двох типів. Перший тип — одно- або двотумбовий стіл — призначений для розміщення засобів оргтехніки і особистих речей (у ящиках). Його розташовують перпендикулярно до письмового столу, зліва від крісла менеджера у вигляді букви «Т». Замість такого столу може бути спеціальна тумба, де зберігають особисті речі, предмети гігієни, медикаменти, мінеральну воду, документи, які використовуються рідко, канцелярські приладдя тощо.
Другий тип — безтумбовий стіл, за яким розміщуються відвідувачі. Його розташовують перпендикулярно до центральної частини письмового столу і розрахований він для розміщення двох-чотирьох чоловік. Робоча поверхня приставного столу має бути в одній площині з робочою поверхнею письмового.
Стіл для засідань не примикає до письмового столу, його розміри визначаються максимальною кількістю запрошених на засідання працівників. Навколо столу розміщують стільці або крісла, на столі — креслення, рисунки, схеми, макети та ін. Вздовж стола на стінах або спеціальних пересувних стояках прикріплені кронштейни для схем, карт, плакатів.
Крісла і стільці, які використовують у кабінеті, повинні бути зручними в користуванні, а крісло менеджера може бути пристосоване і для короткочасного відпочинку.
Крісло менеджера повинно мати підйомно-поворотний механізм, який забезпечує вибір найбільш зручної пози. Оптимальна висота сидіння залежить від росту людини і становить при рості: 16-70 см — 45 см; 17-80 см — 47 см; понад 180 см — 49 см. Доцільно, щоб робоче крісло мало напівтверді спинку і поруччя, поворотний механізм.
Шафи, полиці і бокси — невід'ємні елементи приналежність кабінету. Шафи можуть бути книжкові, для верхнього одягу, рідше — конторські (для зберігання справ). Використовуючи типові елементи збірно-розбірних меблів, можна здійснити необхідне компонування елементів, надаючи комплекту меблів форми, яка відповідає функціональному призначенню (зберігання справ, креслень, макетів, зразків продукції тощо).
Нерідко в кабінетах менеджерів є бокси для зберігання справ у вертикальному або підвішеному положенні.
Якщо в кабінеті є сейф, доцільно, щоб він був прихований якоюсь перегородкою або знаходився поза полем зору відвідувачів.
У кабінеті можуть бути грифельна дошка (вона повинна бути прикрита декоративною шторою), стенди і кронштейни для розміщення схем, креслень, плакатів і графіків, стіл для макетів і моделей.
Якщо в цьому є потреба, у кабінеті встановлюють кондиціонер, вентилятор, озонатор, сонцезахисні жалюзі, калорифер тощо.


Смотреть другие вопросы в разделе: Організація праці менеджера





Все материалы размещены исключительно с целью ознакомления и принадлежат их авторам. Любое копирование строго запрещено. Если вы являетесь автором того или иного труда и не хотите, чтобы он был здесь опубликован, свяжитесь с администрацией