***
Главная » Економіка та підприємництво » Організаційні аспекти формування механізму забезпечення усталеної роботи підприємства



Організаційні аспекти формування механізму забезпечення усталеної роботи підприємства

В умовах формування ринкової економіки особливої ваги для підприємств України набуває проблема усталеності їхньої роботи. Забезпечення усталеної роботи підприємства є найважливішою умовою стабільності та ефективності функціонування цілої економіки України.

Сталість роботи підприємства визначається стабільністю його економічного середовища. В умовах зростання рівня конкуренції успіх діяльності підприємства залежить від швидкості реагування на постійні зміни у зовнішньому середовищі. У зв’язку з цим дедалі важливішою стає проблема формування на підприємствах організаційно-економічних умов, які б давали змогу адаптуватися до мінливості ринкових реалій, забезпечувати стабільні техніко-економічні показники функціонування та розвитку. Чим вищий рівень усталеності роботи підприємства, тим більшою мірою воно є незалежним від несподіваної зміни ринкової кон’юнктури.

Тільки підприємство, що працює стало, здатне адаптуватися до зростання рівня небажаної дії факторів, невизначеності перспектив розвитку зовнішнього середовища та фінансових криз. Стан усталеності роботи підприємства визначається сукупністю взаємопов’язаних факторів, які одночасно й у різних напрямках впливають на підприємство. Нестабільність умов господарювання вимагає від підприємств постійної уваги до змін ринкового оточення, пристосування планів і прогнозів, структур і способів організації виробництва до нових вимог ринкового середовища. Тому функція управління впливом цих факторів набуває дедалі більшого значення і стає однією з найважливіших умов забезпечення стійкої роботи підприємства. Для реалізації цієї функції на підприємстві потрібні значні організаційні зусилля, витрати часу й інших ресурсів. На наш погляд, найдоцільніше її здійснення за допомогою виділення спеціальної підсистеми в логістичній системі підприємства, або спеціалізованого підрозділу в організаційній структурі. Цей же підрозділ може здійснювати контроль і за внутрішнім середовищем підприємства.

Функцією даного підрозділу є раннє виявлення несподіваних змін як усередині, так і поза підприємством і швидке реагування на них. Швидке реагування на зміну тенденцій може бути досягнуто взаємодією підсистеми регулювання усталеності з цільовими підсистемами системи управління підприємством.

Організаційні аспекти формування механізму забезпечення усталеної роботи підприємства На рис.1 показана схема алгоритму регулювання усталеності роботи підприємства. Інформація про поточний стан підприємства і навколишнього середовища збирається і переробляється блоком «моніторинг», а результати передаються в блок «аналіз факторів і оцінка їхнього впливу». Система моніторингу — це комплекс взаємозалежних способів, спрямованих на постійний контроль і оцінку стану внутрішнього середовища підприємства й довкілля. При цьому періодичність спостереження, склад і форма фіксації результатів обробки інформації повинні встановлюватися на досить тривалий термін для можливості порівняння та зіставлення при подальшому аналізі.

У блоці «аналіз факторів» ця інформація разом з аналогічною інформацією з попередніх етапів моніторингу і необхідними нормативно-довідковими даними обробляється за допомогою від¬повідних методів, що можуть варіюватися в залежності від конк¬ретного завдання, реального становища підприємства, стану середо¬вища функціонування і моменту проведення аналітичних робіт. Це можуть бути метод відносних величин, середніх величин, індексний метод, методи виміру зв’язків між явищами, аналіз рядів розподілу, аналіз тимчасових змін і коливань, метод системного аналізу. В результаті проводиться ідентифікація зовнішніх і внутрішніх факторів, поява яких може спричинити зниження усталеності роботи, оцінюється можливість їхньої появи, чинники ранжуються за ступенем їхньої актуальності і значимості для роз¬глянутого періоду часу і передбаченої господарчої ситуації, виявляються можливі ланцюжки небажаного розвитку подій (НРП). Отримані результати зіставляються з результатами аналізу в попередніх періодах, виявлені відхилення аналізуються, інтерпретуються і порівнюються з заданим рівнем граничної втрати усталеності.

Якщо виявляється, що отриманий рівень зниження усталеності не перевищує встановленого порогу, а фактори, що викликали зниження, не відрізняються від попередніх, функція контролю завершується передачею інформації до архіву і видачею рекомендацій про термін проведення чергового контрольного циклу. У противному разі потрібно корегування ходу подій, тобто керування усталеністю.

Припустимий рівень втрати усталеності повинен обов’язково задаватися, оскільки неможливо абсолютно точно вгадати значення контрольованих показників, а незначні відхилення від них не завжди є наслідком поганої роботи. Крім того, заходи, спрямовані на зростання усталеності, вимагають певних витрат, тому видається недоцільним розглядати будь-яке відхилення як сигнал до негайної дії. Розмір допусків залежить від характеристики фактора, що призвів до зниження усталеності, змін масштабів діяльності підприємства, зміни прийнятої підприємством стратегії. Завдання точного значення припустимих відхилень доцільно вирішувати шляхом аналізу розбіжності фактичних і контрольних показників за ряд попередніх періодів.

Є два варіанти відповіді на ситуації небажаного розвитку подій: або реакція здійснюється на основі регулярно здійснюваного планування, або ситуація вимагає вживання надзвичайних і нестандартних заходів. Розробити і мати про запас альтернативні варіанти розвитку можна, але тоді процес планування ризикує стати надміру громіздким і трудомістким, крім того, настання низки непередбачених змін важко віднести до якогось конкретного терміну, важко навіть оцінити приблизно силу і масштаби впливу. Ефективнішим є застосування детально розроблених сценаріїв реагування на появу непередбачених обставин. Ефективність сценарію повинна розглядатися з погляду мінімальності відхилень від планових показників при зміні умов. Склад сценаріїв повинен характеризуватися багатоплановістю використовуваних методів і розглянутих підходів і має відповідати різноманітності ситуацій НРП.

Розробляючи варіанти корегувальних дій, варто враховувати, що зниження усталеності могло відбутися під впливом не одного, а групи факторів, тому відповідні заходи мають ретельно розглядатися з погляду ймовірних змін у результаті керівних впливів.

Вибір методу реакції залежить від швидкості розвитку конкретної ситуації і від наявної інформації — рівня інформованості підприємства. Очевидні і конкретні проблеми, виявлені в результаті спостереження, називають сильними сигналами. При високому рівні нестабільності, коли внутрішня й зовнішня ситуації змінюються досить швидко, підприємству бракує часу для своєчасного ухвалення рішення, з’являється необхідність підготовляти рішення на основі слабких сигналів. Тому найважливішим принципом механізму забезпечення стійкої роботи підприємства є стан постійного чекання сигналів про кризу, що насувається, і негайна реакція на ці сигнали.

Реакції на зміни зовнішнього середовища підприємства являють собою заходи у відповідь на очевидні і конкретні події, значимість яких підприємство може оцінити. Сила та швидкість реакції залежить від своєчасності виявлення перших змін і від їхніх темпів. Для вироблення адекватних реакцій необхідно оцінити відносну силу сигналу. Очевидно, що чим сильнішим є сигнал, тим менше часу має підприємство для відповідної реакції.

Постійне спостереження за зовнішнім і внутрішнім середовищем можливе лише у разі додання об’єктам, за якими ведеться спостереження, кількісної визначеності. Не всі явища можуть бути оцінені кількісно, однак це не означає неможливості непрямої оцінки, основу якої складає логічний аналіз взаємовпливу економічних явищ. Логічний аналіз подібних взаємозв’язків дозволяє заздалегідь виявити найкращу стратегію з підвищення усталеності роботи, а також розкрити додаткові можливості зі зміцнення позицій підприємства. Оцінка будь-якого фактора має конкретизуватися щодо діяльності підприємства.

Підсистема регулювання усталеності має бути орієнтована також і на виявлення «вузьких» місць у діяльності підприємства. Основними документами, що визначають функціонування підприємства в довгостроковому періоді, є бізнес-план і бюджет. Вони повинні строго виконуватися, однак це не означає, що в процесі виконання вони не можуть бути змінені. Це може відбутися під дією непередбачених обставин на ринку. У такій ситуації спроба діяти згідно з закладеними цілями буде великою помилкою, тому що це або не дасть можливості вжити заходів для пом’якшення ситуації, або в разі позитивних тенденцій будуть упущені відкриті можливості. Усе це й визначає необхідність створення служби керування усталеністю, однією з основних задач якої буде періодичне порівняння фактичних і планових результатів діяльності підприємства.

Регулювання усталеності при цьому підході здійснюється в такий спосіб. З визначеною, заздалегідь заданою періодичністю надходять дані про поточний стан і вартість ресурсів, а також про фактичний випуск продукції та запас готових виробів. Відхилення фактичних результатів від планових — це сигнал для внесення корегувань і прийняття управлінських рішень. Однак не всі відхилення мають однакове значення. Насамперед виявляються відхилення, що мають значні абсолютні розміри, або відхилення, що диктують необхідність термінових дій з виправлення ситуації. Також необхідним є проведення порівняння відхилення фактичних показників від планових із гранично припустимим відхиленням. У разі перевищення гранично припустимого відхилення потрібне регулювання останнього, а також корегування бюджетів супутніх ресурсів. Якщо таке регулювання неможливе, постає необхідність у новому проведенні процесу стра¬тегічного планування.

Для того, щоб система регулювання усталеністю працювала в режимі попередження НРП, для оперативно стежити за кожним показником. Проведення моніторингу і контролю усталеності з заданою періодичністю дозволяє виробляти конкретні організаційно-технічні заходи щодо усунення ситуацій НРП до моменту можливого їх виникнення.

Регулювання усталеності — це вплив на господарчі процеси, який забезпечує зміну рівня і динаміки того чи того показника або їхньої системи.

Регулювання усталеності характеризується швидкістю регулювання, яка являє собою частку відхилення, що перетинається за одиницю часу. Швидкість виражається в одиницях виміру відхилення, віднесених до часу. Тривалість періоду повернення усталеності можна розрахувати як відношення абсолютного розміру відхилення до швидкості регулювання. До одержаного результату треба додати час, потрібний на одержання необхідної інформації та проведення аналізу і вироблення управлінського рішення.

Щоб не допустити небажаного відхилення, необхідно почати процес регулювання усталеності раніше ніж за час, необхідний для повернення усталеності роботи. Але цей момент може бути встановлений лише на основі прогнозних оцінок. Системою моніторингу має бути виявлений найменший симптом цього небажаного відхилення в динаміці показника чи в стані зовнішнього середовища. Для цього слід проводити моніторинги не рідше одного разу за розрахований час.

Вибір факторів зовнішнього і внутрішнього середовища, спостереження за якими характеризуватиме усталеність роботи підприємства, є основою для створення забезпечення стійкого функ¬ціонування підприємства. Обраний набір показників для контролю усталеності діяльності повинен бути постійним протягом усього звітного періоду. Заміна будь-якого з них вельми ускладнить ана¬ліз даних. Заміна показників припустима тільки в кризовій ситуа¬ції, коли виявлена помилка в методиці проведення аналізу або проведення моніторингу не розраховане на нові несподівані події. Щодо інших факторів, не включених у систему контролю, доцільно також проводити періодичний контроль. Частота його проведення визначається в індивідуальному порядку для кожного фактора.

Не завжди відхилення фактичних результатів від планових є наслідком поганої роботи підприємства. Може трапитися, що самі планові показники були встановлені неправильно. Тому підсистема регулювання усталеності повинна проводити не лише регулювання діяльності підприємства, а й за необхідності корегувати планові значення показників.

Організаційно можливі централізований та децентралізований підходи до формування на підприємстві підсистеми регулювання усталеності його роботи. Можна виділити кілька варіантів щодо її створення. Необов’язково асоціювати цю підсистему зі структурним підрозділом. Її функції може виконувати окремий співробітник або спеціалізована консультаційна фірма. Виходячи з того, що аналітичну роботу на підприємстві переважно веде планово-економічний відділ (ПЕВ), видається можливим створення групи контролю та регулювання усталеності в рамках даного відділу. Однак при такому підході діяльність групи гальмуватиметься необхідністю виконання основних задач ПЕВ, поточної його роботи.

Регулюванням усталеності може займатися спеціально створювана тимчасова група, що складається з фахівців планового, фінансового відділу і бухгалтерії. Схожа організаційна форма існує в багатьох західних компаніях. Однак аналітична робота вимагає сис¬темного підходу, відповідальності за терміни і результати.

Мабуть, найефективніше дану функцію регулювання усталеності можна реалізувати шляхом виділення в логістичній системі та системі управління підприємством конкретної організаційної одиниці, яка має входити поряд із бухгалтерією, фінансовим відділом, планово-економічним відділом, до складу фінансово-еко¬номічних служб.

При децентралізованому підході регулюванням усталеності роботи займатиметься той підрозділ підприємства, що має найбільший рівень контактів з фактором, що призвів до втрати усталеності роботи.

Література:
1. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях / А. М. Карминский, Н. И. Оленев, А.Г. Примак, С.Г. Фалько. — М.: Финансы и статистика, 1998. — 256 с.
2. Круглов М. И. Стратегическое управление компанией: Учебник для ВУЗов. — М.: Русская деловая литература, 1998. — 768 с.
3. Экономическая стратегия фирмы: Учеб. пособие / Под. ред.
А.П. Градова. — СПб.: Специальная литература, 1999. — 589 с.


Смотреть другие вопросы в разделе: Економіка та підприємництво





Все материалы размещены исключительно с целью ознакомления и принадлежат их авторам. Любое копирование строго запрещено. Если вы являетесь автором того или иного труда и не хотите, чтобы он был здесь опубликован, свяжитесь с администрацией